À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique obligatoire s’imposera à toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Cette réforme vise à moderniser les échanges B2B grâce à des factures structurées, transmises via le réseau sécurisé Peppol.
Pas d’inquiétude : cette évolution se prépare simplement, à condition de l’anticiper. Dans cet article, nous clarifions les nouvelles obligations, leurs impacts, et comment le module de facturation électronique de l’ERP Mercator permet de s’y conformer rapidement avec l’accompagnement d’Agilux.
1. Facturation électronique obligatoire : ce qui change à partir de 2026
Si la directive européenne prévoit une généralisation de la facturation électronique à l’horizon 2028, la Belgique a choisi d’aller plus vite. Elle rend la facturation électronique structurée obligatoire dès le 1er janvier 2026 pour toutes les opérations B2B entre entreprises assujetties à la TVA. L’objectif : moderniser les échanges commerciaux, renforcer la transparence fiscale et automatiser le traitement des données comptables.
Cette obligation s’inscrit dans la continuité de celle déjà en vigueur pour la facturation aux pouvoirs publics (B2G), qui s’applique depuis mars 2024.
2. Quelles sont les entreprises concernées par cette obligation ?
Concrètement, sont concernées toutes les entreprises belges soumises à la TVA qui réalisent des opérations commerciales avec d’autres assujettis établis en Belgique. Certaines exceptions existent, comme les entreprises faillis, les assujettis exonérés (article 44 du Code de la TVA) ou encore les assujettis forfaitaires jusqu’en 2028.
Les transactions B2C (vers les particuliers) ne sont pas concernées par cette obligation, tout comme la facturation vers des clients établis à l’étranger. Néanmoins, rien n’empêche d’adopter dès maintenant une facturation numérique structurée, même lorsqu’elle n’est pas encore imposée !
3. Qu’entend-on par facture électronique structurée ?
La facture électronique obligatoire n’est pas à un simple PDF envoyé par e-mail. Si ce format reste toléré jusqu’au 31 décembre 2025, il ne répondra plus aux exigences légales à partir de 2026. Dès cette date, seule la facture structurée, c’est-à-dire un document au format standardisé (XML ou UBL) répondant à la norme européenne EN16931, sera considérée comme conforme.
Cette facture devra être transmise via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online), un réseau sécurisé international conçu pour faciliter les échanges de documents électroniques entre entreprises et administrations. Ce format permet un traitement automatisé, sécurisé et traçable des données. Il garantit également l’uniformité et la lisibilité des informations comptables pour tous les logiciels compatibles.
4. Quels sont les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise ?
Passer à la facturation électronique structurée offre de nombreux avantages opérationnels. Elle permet d’améliorer la qualité et la fluidité de vos processus comptables au quotidien. Voici quelques bénéfices directs pour votre entreprise :
- Fiabilité : plus de perte de documents, plus d’erreurs de saisie manuelle. Les données sont uniformisées et sécurisées.
Traçabilité complète : chaque facture envoyée via le réseau Peppol est horodatée, suivie et accompagnée d’un accusé de réception. Vous savez exactement quand elle est arrivée et qui l’a reçue. - Réduction des coûts : fin des impressions, des envois postaux, des relances liées aux erreurs ou aux oublis. L’automatisation allège le temps passé sur les tâches administratives.
Traitement plus rapide : une facture structurée est intégrée automatiquement dans le système du client, ce qui réduit les délais de validation et de paiement.
5. Quels risques en cas de non-conformité à la facturation électronique obligatoire ?
Ne pas se conformer à cette obligation peut exposer votre entreprise à plusieurs conséquences concrètes.
Sanctions administratives et amendes
La non-conformité à une obligation légale expose naturellement à des sanctions. Si vous émettez ou acceptez des factures non structurées à partir de 2026, vous risquez des amendes administratives en cas de contrôle et une perte de droits fiscaux, comme la déduction de la TVA.
Retards ou blocages de paiement
Envoyer une facture non conforme (par exemple, un simple PDF) à un client déjà passé à la facture structurée, c’est aussi prendre le risque qu’elle soit rejetée ou ignorée. Avec des processus comptables automatisés, une facture non lisible électroniquement ne sera pas intégrée au système.
Les conséquences peuvent être lourdes : ralentissement du cycle de facturation, problèmes de trésorerie et accumulation de relances inutiles. Pour une entreprise, ne pas être en phase avec les formats attendus peut rapidement impacter la fluidité de ses opérations.
Risques de litiges avec vos partenaires
Le non-respect du format structuré peut aussi générer des litiges commerciaux. Un client qui ne peut pas traiter une facture non conforme peut contester sa validité, voire retarder le paiement jusqu’à réception d’un document accepté par son système. Cela peut affecter votre relation commerciale, votre réputation, voire vos contrats.
6. Mercator : une solution clé en main pour la facturation électronique
Vous cherchez une solution complète pour gérer vos factures de manière simple, rapide et conforme ? En tant qu’installateur agréé de l’ERP Mercator, Agilux vous propose une solution efficace pour automatiser et simplifier la gestion de vos factures électroniques. Mercator intègre un module de facturation électronique Peppol, conçu pour répondre aux exigences légales de la facturation structurée.
Mercator prend en charge toute la facturation électronique
Le modèle de facturation électronique Peppol, adapté à tous les secteurs, vous permet de :
- Envoyer vos factures via le réseau Peppol, le seul réseau sécurisé et conforme pour l’échange de documents électroniques entre entreprises.
- Recevoir des factures électroniques structurées directement dans votre Peppol Box, en toute sécurité.
- Horodater automatiquement vos factures : chaque facture envoyée ou reçue est accompagnée d’une date et d’une heure précise de transmission, assurant la traçabilité de vos échanges.
Une intégration fluide dans vos outils existants
Le module Mercator s’intègre de manière native avec vos journaux de ventes et votre comptabilité, vous permettant un gain de temps considérable et une gestion automatique et fiable de vos factures. Une fois les factures envoyées via Peppol, elles sont directement intégrées dans votre système, sans aucune saisie manuelle.
Cela garantit la conformité automatique avec les normes fiscales, sans que vous ayez à vous soucier des mises à jour légales ou des erreurs humaines.
Simple, rapide et accessible
L’un des atouts de Mercator, c’est sa simplicité de mise en place. Si vous êtes déjà client, il vous suffit d’ajouter le module Peppol, réalisé en moins d’une heure. Agilux a déjà déployé cette solution pour de nombreux clients et chaque installation standard se fait rapidement et efficacement.
Une solution à petit budget
Le module est payant, mais reste très abordable. Les 300 premières factures envoyées et reçues sont gratuites. Après ce quota, des coûts d’envoi et de réception supplémentaires sont appliqués, calculés en fonction du nombre de factures échangées, ce qui vous permet de maîtriser vos coûts.
Agilux, votre partenaire pour une transition réussie
Chez Agilux, nous mettons notre expertise de plus de 15 ans dans l’intégration exclusive de l’ERP Mercator au service de votre entreprise. Nous vous accompagnons dans la mise en place du module de facturation électronique Peppol, en adaptant chaque étape à vos besoins spécifiques.
Une fois le module installé, Agilux continue de vous soutenir avec un suivi proactif. Avec nous, vous bénéficiez d’une solution clé en main, conçue pour simplifier vos processus tout en vous permettant de rester concentré sur votre activité principale en toute sérénité.
